出張旅費規程について考える

IMAKARA

3年前

出張や1日外出のような時に発生する費用はどのようにしていますか？
普通なら旅費交通費で計上したり、買った物、使った物は消耗品にしたり交際費にしたりされていると思います。

実はここにもう一段階「出張旅費規程」というモノが存在します。
出張日当として支給した金額を企業側は課税仕入れに出来、受け取る側は非課税所得になる。という仕組みです。
初めにデメリットを説明しておきましょう、というかまぁ管理が行き届かなくなると起こる事全般に言える事かもしれませんが、出張旅費規程を制定する事で起きる問題ですね。

やり過ぎ(合理的ではない多額の経費)により、超過分は納税する事に。
旅費規程を使える社員が増える程、支出が増える。

ぐらいです。
要は依存して全部旅費規程で非課税所得だー！とか、規約自体を自分向けで適当に作るとダメよ、というちゃんと調べずに行う事で起きる将来的な問題が主ですね。
私の長ったらしい文章が読めるアナタなら大丈夫です、このデメリットには当てはまらないでしょう。ｷﾘｯ

さて、ではメリットはなんでしょうかね。

出張旅費規程で定められた出張日当は非課税所得になり、会社から個人へ資金を動かす事が出来る。
旅費規程の中で出張日当を支給するので、定額で定めてしまえば計算が楽ですし、実費精算も出来る。

むしろこの規定を定めていないだけで、出張した分の手当は課税所得になり、普通に所得税の対象になので、場合によっては所得税率ワンランクも上がり、支給される側の全体的な所得にも影響が出ます、給与は多いほど控除される額も下がりますから、所得税、住民税共に納める税金が増える、という状況が生まれます。
↓で話す交通費の事もそうですが、「知っている人だけが得をする」の最たる例ではなかろうか。

代表的な非課税所得は交通費とかですね、もし給与に全部加算して渡していたら支給される側の効果が低いですね、折角同じ額を支給するなら、効果的な方が働いている側も嬉しいし、支給する側も費用対効果が高まります。交通費の規定を作って交通費で支給すれば、

自動車で通勤している人の距離からの交通費支給
電車通勤している人の合理的な運賃を交通費支給

出張日当も交通費も、非課税所得で良いという事は当然国営の方々も使われている仕組みでしょうから、国が推奨している支給方法と言っても過言ではないでしょう。
なぜ非課税なのか？というと、交通費も交通費も、非課税所得で良いという事は当然国営の方々も使われている仕組みでしょうから、国が推奨している支給方法と言っても過言ではないでしょう。
なぜ非課税なのか？と思い調べましたが交通費に関してはお手上げです、もう「偉い人が非課税所得にしたい」とか「節税の温床」を作る為なんじゃないかってぐらい分かりませんでしたが、出張日当に関しては

非課税所得で良い理由が、キチンとあります。

要約できるか分かりませんがすると　↓
経費精算を仕事でやってるから課税仕入れ(直接利益を薄められる)で良いよ！実費精算とかやってらんないもんね。
出張の旅費支給額が実費より多くても、適正金額(同業他社と同じぐらいのバランス)だったら少額だし不問だよ。
でも行ってない出張日当とか嘘をついて支給していたらその分の税金は当然払ってもらうよ。

でしょうか、まぁ大きく間違ってはいないでしょう。
ちなみに出張旅費規程の守らなければならないルールがあります、否認される可能性が残らないよう潰しましょう。

対象者は全社員、役員だけとかダメ。
就業規則とかと一緒にこの規程を作成した後は、これは正式な規定だよということを証明した書類がないとダメ。
支給額が合理的でないとダメ、とりあえず出張行ったら5万支給、とかダメ。
出張に行った証拠資料が残ってないとダメ

まぁ証拠というか出張報告書みたいなもので、いつ、どこに、誰が、何をしに、何日行った。とかですね。

例えばこういう規定ですね、コピペして数値とか内容をいじって使えるのでどうぞ。

株式会社◆◆◆　出張旅費規程
 （目的）
 第１条    　この規程は、役員および社員の出張旅費の取り扱いを定めたものである。
 （旅費の種類）
 第２条    　この規程において、旅費とは次のものをいう。
 （1）    交通費
 （2）    宿泊費
 （3）    日当
 （4）    旅行傷害保険料
 （5）    渡航手続費
 （6）    雑費
 （交通費）
 第３条    　交通費は、「別表1」の基準により支給する。
 ２.    利用交通機関に所定等級がないときは、実費を支給する。
 （宿泊費）
 第４条    　宿泊費は、実費を支給する。
 （日当）
 第５条    　日当は、「別表2」の基準により支給する。
 （団体参加のときの取り扱い）
 第６条    　団体の一員として出張をする場合で、交通費、食事代、宿泊費等の一切の費用が参加費の中に含まれているときは、交通費および宿泊費については支給せず、日当の60％のみを支給する。
 （海外旅行傷害保険）
 第７条    　海外出張期間中は、海外旅行傷害保険に加入するものとする。
 ２.    傷害保険の保険金額は、「別表3」のとおりとし、保険料は会社が負担する。
 ３.    死亡した場合、保険金は会社に戻し入れるものとし、遺族には会社の定めるところにより補償する。
 （渡航手続費）
 第８条    　出入国税、旅券交付手数料、査証手数料、外貨交換手数料、予防注射代等、渡航に要した費用については、実費を支給する。
 （雑費）
 第９条    　出張中における社用上の通信費、接待費、資料購入費等については、実費を支給する。ただし、実費の支出については、領収証および説明書を添付しなければならない。
 （出国前・帰国後の旅費）
 第１０条    海外出張の際の出発までおよび帰国後に必要な旅費については、国内出張旅費規程を適用する。
 （仮払い）
 第１１条    旅費は出発前に、その予算金額の範囲内において仮払いを受けることができる。
 （精算）
 第１２条    旅費について仮払いを受けたときは、帰着後2週間以内に精算を行わなければならない。
 （付則）
 この規程は、▲▲年▼月▽日から施行する。

まぁここは会社によっても違うし、妥当な線は業種によるので難しい所ですが
まず社長や会長がファーストクラスはやり過ぎですね、日当は不動産業では妥当かもしれませんが、小売業や飲食業だと少し高いかもしれませんね。
しかし、高いとか安いとかは「合理的な理由」があれば良いので、書面を作成するときに一緒に盛り込んでおけばよいのです、すぐに話せる理由を。

さ～て、今から日帰り出張してきますかね。